Smetti di rincorrere
i documenti. Recupera ore fatturabili.

Un progetto di automazione su misura, non una licenza software da configurare da soli. Analizziamo un processo reale dello studio, ci colleghiamo agli strumenti che già usate, costruiamo il flusso, lo collaudiamo su un perimetro limitato e lo consegniamo documentato e monitorato. Alla fine il processo resta vostro: sapete come funziona, chi interviene e come gestire un’anomalia.

Nella maggior parte degli studi il primo caso ad alto rendimento è la raccolta periodica dei documenti: richieste personalizzate per pratica, checklist per tipologia di adempimento, solleciti programmati, registrazione automatica degli allegati ed evidenza immediata delle mancanze. È il processo con il rapporto più favorevole tra ore assorbite e complessità tecnica. L’analisi gratuita serve proprio a verificare se vale anche per il tuo studio.

Di norma no, ed è un punto fermo del metodo. Il flusso si innesta su email, PEC, Microsoft 365 o Google Workspace, Drive, OneDrive, SharePoint, fogli di calcolo e gestionale già in uso. Prima del preventivo verifichiamo però che esistano accessi, API e condizioni contrattuali del fornitore compatibili: se un’integrazione non è tecnicamente praticabile, lo diciamo in analisi e non in corso d’opera.

No. Il team lavora con gli strumenti di sempre: la posta resta la posta, l’archivio resta l’archivio. L’unica novità è un cruscotto in cui si vede lo stato delle pratiche e si approvano le eccezioni. La formazione è compresa nella messa in esercizio e occupa in genere una sessione breve, perché non stiamo introducendo un nuovo gestionale.

Quasi sempre il problema non è il modello, ma il perimetro: si chiede a uno strumento generalista di gestire un processo pieno di eccezioni, senza regole, soglie e responsabilità definite. LuxAI parte dall’analisi del flusso, fissa i confini di ciò che l’automazione può decidere da sola e manda tutto il resto a una persona. Se un caso d’uso non è maturo per l’automazione, la risposta è no.

Si ferma. Il flusso applica soglie e regole concordate in fase di progettazione: se un allegato è ambiguo, se un dato obbligatorio manca o se la risposta richiede giudizio professionale, l’attività viene sospesa, marcata come eccezione e assegnata a una persona con il contesto necessario per decidere. Nessun parere fiscale, contabile o legale viene inviato in autonomia.

Ogni pilota parte da una mappatura di dati trattati, ruoli, permessi, log, tempi di conservazione e fornitori coinvolti, con principio di minimizzazione: nel flusso entrano solo le informazioni indispensabili. Dove LuxAI opera come responsabile del trattamento, il rapporto è regolato da un accordo ai sensi dell’art. 28 GDPR, e l’architettura viene scelta in base agli obblighi dello studio, non alla comodità tecnica.

L’analisi iniziale è gratuita e senza impegno. Il pilota viene quotato solo dopo aver definito volumi, strumenti, integrazioni ed eccezioni, così che tempi e corrispettivo siano scritti in una proposta precisa prima di iniziare. I primi indicatori del pilota si leggono sul ciclo di raccolta successivo all’attivazione, non a distanza di mesi.